Kissakummit ry
Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri on laadittu Harto Pönkä/Innowise laatiman mallin avulla 20.2.2018 (muokattu 27.2.2018) ja se on julkaistu osoitteessa http://www.innowise.fi/fi/gdprn-mukainen-rekisteri-ja-tietosuojaselosteen-malli/.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kissakummit ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 6.1.2019. Viimeisin muutos 6.1.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Kissakummit ry / Oulu / kissakummitry@gmail.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Henna Stenvall / nirna.virna@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– yhdistyslaki
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu yhdistyksen jäsenvastaavana.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on laissa määrätyn jäsenrekisterin ylläpito, yhteydenpito jäseniin sekä sääntömääräisiin kokouksiin kutsuminen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön koko nimi ja kotipaikka, lisäksi sähköposti- tai postiosoite, jonka kautta henkilöön saa yhteyden ja jonka kautta lähetetään esimerkiksi vuosikokouskutsut. Yhdistyslain mukaisia pakollisia tietoja ovat nimi ja kotipaikka. Jotta jäsen voidaan kutsua säännönmukaisiin kokouksiin ja hänelle voidaan lähettää lasku jäsenyydestä, tarvitaan myös sähköposti- ja postiosoite.

Vapaaehtoisia tietoja, jotka tallennettaan yhdessä muiden tietojen kanssa, ovat puhelinnumero ja toimintamuodot, joilla henkilö haluaa osallistua yhdistyksen toimintaan.

Pääsääntöisesti tietoja säilytään sen aikaa, kun henkilö on yhdistyksen jäsen. Tiedot poistetaan helmi-maaliskuussa sen vuoden eli toimikauden alussa, jolloin henkilön jäsenyys ei ole enää voimassa. Tämän jälkeen henkilöstä jää rekisteriin anonymisoitu tieto jäsenyyden ajasta, jäsenluokasta ja kotipaikkakunnasta, ja näitä tietoja käytetään tilastointiin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jokaisella yhdistyksen jäsenellä on pyydettäessä oikeus nähdä jäsenrekisteri, josta selviää yhdistyksen jäsenten nimet ja kotipaikkakunnat. Tämän lisäksi tietoja käsittelee yhdistyksen hallitus.

Henkilökohtaisia tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle paitsi voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle (Google Drive- palveluun).

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, jotka yhdistyksen hallitus on hyväksynyt.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostilla yhdistykselle tai toimittaa sille kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Rekisteröidyillä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostilla yhdistykselle tai toimittaa sille kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).